Gestión documental

1. Las cuatro cifras y el aviso de caducidad

«Total de Documentos» incluye los de contratistas (se dice cuántos debajo), «Publicados» indica cuántos están ya a disposición de todos y qué porcentaje del total son, «Próximos a caducar» los que caducan en 30 días y «Firmas Pendientes» los que esperan tu firma.

Si algo caduca pronto aparece además una banda amarilla, “2 documentos caducan en 30 días” (con la cifra que toque): renueva esos documentos antes de la fecha.

2. Las carpetas

Debajo están las carpetas por categoría («Seguridad», «Legal», «Capacitación», «Recursos Humanos», «Operaciones», «Calidad», «Ambiental», «Financiero», «General») con el número de documentos de cada una. La naranja, «Contratistas (CAE)», reúne los documentos que suben las contratas.

Pulsa una carpeta para ver sus documentos en tarjetas: estado, tipo, versión, tamaño, fecha y, si caduca pronto, “Caduca en 30 días” en naranja. La ruta de carpetas de encima te devuelve atrás. «Crear carpeta» pide solo el nombre.

3. Subir un documento

1. Pulsa «Subir Documento».

2. Arrastra el archivo o haz clic en “Seleccionar Archivo” (PDF, Office, imágenes, vídeo o ZIP). O pulsa “Usar Plantilla”: eliges una plantilla, rellenas sus datos, eliges el “Alcance” (toda la empresa, un centro de trabajo, un departamento o un puesto de trabajo) si la plantilla tiene bloques de datos, ves el índice y las secciones, y “Generar PDF” crea el documento y lo archiva aquí, sin subir ningún archivo. Los bloques de datos se rellenan con los registros de ese alcance (riesgos, medidas pendientes, formación, EPI, contratas, incidentes) y cada fila lleva el código del registro, por ejemplo R-012. Si la plantilla tiene una sección de “Redacción de Nora”, “Redactar con Nora” escribe su texto a partir de los bloques de datos de esa sección y de los datos de la empresa, sin inventar registros ni citar normativa; el texto sale marcado “Redactado por Nora · sin revisar” hasta que lo revisas, lo corriges si hace falta y pulsas “Aceptar”. “Volver a redactar” pide otro texto. Sin aceptar cada sección de Nora, “Generar PDF” no se activa; el PDF imprime el texto aceptado con quién lo aceptó y cuándo.

3. Rellena “Título”, “Tipo” y “Categoría” (obligatorios) y, si aplica, “Fecha de caducidad” y “Centro de trabajo”. Con fecha de caducidad, el documento entrará en «Próximos a caducar» 30 días antes.

4. Marca “Requiere firma digital” si alguien debe firmarlo o “Marcar como confidencial” si no debe verlo todo el mundo, y pulsa “Subir Documento”. El documento empieza en “Borrador”.

4. Llevar un documento hasta publicado

Cada tarjeta enseña el botón del paso siguiente según su estado: en “Borrador”, “Enviar a Revisión”; en “En Revisión”, “Aprobar”; en “Aprobado”, “Publicar Documento”. Pulsa la tarjeta para abrir el documento, descargarlo o ver sus versiones.

Para encontrar algo, usa la caja “Buscar documentos...” o «Filtros» (“Tipo”, “Categoría”, “Estado”, “Etiquetas” y las casillas “Incluir Vencidos” e “Incluir Confidenciales”).

Un documento generado desde una plantilla muestra “Generado desde una plantilla”: de qué plantilla y alcance salió y qué registros usó, cada uno enlazado a su ficha. Si esos registros cambian después, aparece “Desactualizado: han cambiado N registros” con la lista, y “Regenerar” lo genera de nuevo con los datos actuales como versión nueva del mismo documento. Un documento aprobado, publicado o firmado no se regenera: genera uno nuevo desde la plantilla. Tampoco se regenera un documento con secciones de Nora: su texto lo revisó una persona con los datos de entonces, así que genera uno nuevo desde la plantilla y revisa esas secciones otra vez. “Descargar en Word” lo descarga en Word (.docx) con el mismo logo, índice y secciones que el PDF. Si lo editas fuera de la aplicación, en “Versiones” pulsa “Subir versión” con ese archivo: queda como versión nueva del mismo documento, y el buscador y Nora encuentran su texto. El panel avisa entonces de que la versión actual es la que subiste; “Regenerar” crearía otra versión con los registros actuales, sin tus cambios de Word. Los documentos de «Documentos legales» y los de Documentos IA se generan igual y se guardan aquí, los legales en la carpeta «Legal».

5. Permisos

Un usuario de solo lectura ve las carpetas y los documentos, pero «Subir Documento» y los botones de revisar, aprobar y publicar le aparecen desactivados. Los documentos marcados como confidenciales solo salen con la casilla “Incluir Confidenciales”. En un documento generado, el bloque de datos que el usuario no puede ver en la aplicación (las contratas, si no administra la empresa; la vigilancia de la salud, sin permiso médico) sale vacío con un aviso, y de la vigilancia de la salud solo se imprimen cifras agregadas.